Kontakt

Projekt „Archivupgrade“ bei Burda

13.11.2020

Um die Unternehmensdaten für alle möglichen Ämter und Behörden revisionssicher aufzubewahren, setzt der Burda-Konzern ein Archiv ein. Darin liegen aktuell insgesamt rund 80 Mio. Dokumente. Es hat dadurch eine Größe von mehr als 8 TB. Für das Projekt wurde das Produktivarchiv kopiert, um die Änderungen durch das Archivupgrade und den zusätzlichen Sicherheitsanpassungen ohne Gefahr testen zu können. Da viele verschiedene Burda-Gesellschaften mit den unterschiedlichsten Prozessen und Systemen am Archiv angebunden sind, war ein hoher Abstimmungs- und Testaufwand notwendig. Nach erfolgreichem Projektabschluss können nun wieder Daten aus den Systemen ins Archiv verschoben werden, damit die operativen Systeme weiterhin eine hohe Performance beibehalten können.

Deep Dive

Wie erfolgt die Archivierung und Verwaltung von Unternehmensdaten?

Zur revisionssicheren Ablage und Verwaltung von Unternehmensdaten verwendet Hubert Burda Media ein Archivsystem, in dem Dateien (u.A. von SAP), E-Mails oder Voice files gespeichert werden. Für diese Daten wird damit die Einhaltung von gesetzlichen Anforderungen sichergestellt. Dafür wird das Archivsystem auf konzerneigenen Servern eingesetzt. Das System wird von Mitarbeitern der BurdaSolutions betreut.

Wofür wird es bei Burda gebraucht?

Das Archiv wird von den unterschiedlichsten Hubert-Burda-Media Gesellschaften für sehr vielfältige Geschäftsprozesse genutzt und ist an mehrere Systeme angebunden.

  • So werden bspw. alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Korrespondenzen wie Mahnungen oder Bankeinzugsermächtigungen und Reisekostenabrechnungen archiviert, um alle steuerrelevanten Belege revisionssicher aufzubewahren. Damit der Datenumfang in SAP nicht zu groß wird, werden darüber hinaus regelmäßig ältere Daten aus SAP ins Archiv verschoben. Dies erfolgt durch BurdaSolutions, nachdem die zuständigen fachlichen Ansprechpartner dies freigegeben haben. Dadurch bleibt das System performant – die Daten sind aber immer noch aus SAP erreichbar.
  • Das Archiv kommt ebenfalls im Rahmen des Online Buchungssystem zur Kommunikation zwischen den Agenturen und den Burda-Gesellschaften zum Einsatz: Die online durchgeführte Bestellung von Anzeigen und Onlineschaltungen wird ebenso wie eine mögliche Bestelländerung im Archiv abgelegt. Bei Bedarf kann die Bestellung im Anzeigenbuchungssystem jederzeit wieder aus dem Archiv abgerufen und angezeigt werden.
  • Das Archiv wird auch für das digitale Abrechnungssystem von Bild- und Textgutschriften, die in Zeitschriften und Magazinen verwendet werden, genutzt: Es erfolgt eine Buchungs- und Gutschriftserzeugung in SAP.  Die Gutschrifts-PDF, das Belegexemplar, die Buchungsdaten-XML-Schnittstellendatei und Verknüpfung mit dem SAP-Buchungsbeleg werden archiviert.

Insgesamt liegen im Archiv aktuell rund 80 Mio. Dokumente mit 109 Mio. Komponenten. Das Archiv hat dadurch eine Größe von mehr als 8 TB.

Wieso war die Vorbereitungsphase für dieses Projekt so lang?

  • Es wurden neben dem Archivupgrade zusätzlich mehrere Themen abgedeckt, u.a. wurden Sicherheitseinstellungen wie den DMZ-Umzug und die Aktivierung von SecureKeys, sowie Änderungen an angebunden Systemen vorgenommen. Im Zuge der neuen Sicherheitsfeatures (SecureKeys) waren Eigenentwicklungen durch BurdaSolutions notwendig, damit Schnittstellen zwischen den Systemen weiterhin funktionieren.
  • Das Umfeld war durch die Anzahl der betroffenen und abhängigen Systeme sehr komplex.
  • Von den Aktivitäten waren viele Burda-Gesellschaften mit vielfältigen, unterschiedlichen Archivierungsprozessen betroffen. Für die Tests dieser Prozesse wurde das produktive Archiv kopiert. Dies hatte zur Folge, dass die Tests nur mit Testrechnern durchgeführt werden konnten, die mit dem Testarchiv verknüpft wurden. Deshalb mussten sich für die Tests nicht nur die einzelnen Ansprechpartner der Burda-Gesellschaften mit den Ansprechpartnern der BurdaSolutions zur IT-seitigen Unterstützung zeitlich abstimmen, sondern auch die Verfügbarkeit der Testrechner berücksichtigt werden.

Was hat sich mit dem Upgrade geändert bzw. warum war das Upgrade wichtig?

Durch das Upgrade …

… ist die neueste Software mit erweiterten Funktionalitäten und Sicherheitsfeatures im Einsatz.

… kann die Information Lifecycle Management-Fähigkeit für die Definition von Aufbewahrungs- und Löschfristen für archivierte Daten aus SAP genutzt werden.

… bleiben die Systeme in der Wartung der Dienstleister und erhalten somit auch Support bei Problemen / Fehlern.

Welche Herausforderungen gab es im Projekt?

Die zentrale Herausforderung bestand darin, die vielen unterschiedlichen Beteiligten am Projekt zu koordinieren. Allein in der IT arbeiteten die Bereiche Business-, Customer- und Infrastructure Solutions interdisziplinär zusammen. Regelmäßige enge Abstimmungen standen daher an der Tagesordnung.

Zurück zur Übersicht