Das Self Service Portal der BurdaSolutions

Um Prozesse wie etwa die Hardwarebeschaffung innerhalb des Konzerns Hubert Burda Media in Zukunft noch effizienter zu gestalten, initiierten wir die Einführung eines neuen Self Service Portals. Über das eingeführte Portal haben Mitarbeiter die Möglichkeit, Laptops und sonstige Hardwarekomponenten für ihren IT-Arbeitsplatz selbstständig und einfach zu selektieren. Wie ein Online-Shop aufgebaut, gibt das Portal unseren Kunden die Möglichkeit eigene Hardware auszusuchen, diese in ihren persönlichen Warenkorb zu legen und zu bestellen.

Ziel des Projektes war es einen ursprünglich manuellen, personalintensiven Prozess zu verschlanken und die Hardwarebeschaffung schnell und leicht zugänglich zu gestalten. Dadurch wird der administrative Aufwand minimiert und zusätzlich die Erkennung und Inventarisierung von Software- und Hardwarekomponenten signifikant vereinfacht.
„Es liegt uns am Herzen den bestmöglichen Weg für unsere Mitarbeiter und Kunden zu finden. Mit dem Self Service Portal haben wir einen zuvor komplizierten Vorgang vereinfacht und greifbar gemacht“, sagt Madeleine Weber, Leiterin des IT-Service-Desk.

Eine der großen Herausforderungen im Projekt war es den bestehenden Prozess so anzupassen, dass dieser den neuen technischen und organisatorischen Anforderungen gerecht wird und darüber hinaus die Interessen verschiedener Schnittstellen bedient.

Das Bestellen von Hardware soll nicht die einzige Funktion des Portals bleiben. Nach und nach werden verschiedene Funktionen eingeführt, die den Arbeitsalltag unserer Kunden erleichtern und administrative Aufgaben verschlanken. Im Fokus sind zum Beispiel die Vereinfachung der Installation von Software und das On- und Offboarding von Mitarbeitern hinsichtlich ihrer IT Ausstattung.